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□微笑是可以听到的
平日里,我们的耳边会响起放声大笑,会传来咯咯的欢笑,然而,那一抹浮在唇边的微笑呢？也可以听得见吗？
可以的。梁小姐的微笑即如此。
梁小姐叫梁淑金,香港四通电子的总裁助理兼行政经理,我学习的榜样。之所以这样说,是因为她作为段总在香港的重要助手,我需要经常与她交往,而每次和她接触,我都会不同程度地学到许多东西。
我与梁小姐的交往其实都是通过电话。记得第一次和她通话,我一下子就被她那柔声细雨般的带有香港口音的普通话吸引住了。其实,我以前很不喜欢香港人说普遍话,总觉得话从他们口中说出时,仿佛嘴里含着什么东西。可自从与梁小姐认识,我觉得听她说话就是一种享受,因为在电话的另一端是一位非常温柔、娴淑和端庄女子,带着她如沐春风般的微笑。
记得有位朋友给我发过一份邮件,里面记载着许多对人生的忠告,其中有一条这样写着：“请你打电话时一定要微笑着,因为对方可以感觉到”。可要做到永远保持微笑并非是件容易的事。因为每天都会接到来自不同单位、不同人的电话,遇到各种不同的棘手问题。而这个时候,你也许正在忙着处理其他事务,或者你的心情正因为其他的事情搞得很糟,还能做到和颜悦色可就太难了。过去,我对此总是不以为然,心情好就和对方多说几句,心情不好就少说几句,如果再遇上一个我根本不想理的,干脆就噎他几句。为此,有人曾经向我的领导反应,给我提了意见。
真地让我有所改变,还是自从与梁小姐接触以后,无论什么时候和她通话,她的微笑总是伴随着她的和蔼与耐心。这都潜移默化地感染着我,让我逐渐地学会如何倾听别人,如何满足别人的要求,如何处理和解决遇到的各种繁杂琐碎的事务,如何在令对方满意的同时获得自己所需要的信息。
四通集团的高级顾问谈锋曾经对我说：你想做个好秘书吗？那就做一个职业秘书吧。什么是职业秘书？就是无论遇到什么样的人,发生什么样的事,你都要保持非常职业的说话语气和办事作风,时时刻刻让对方感觉到你乐观的态度和强烈的工作责任感。你不是经常与梁小姐接触吗？仔细观察她的办事方式方法,你就会体会到什么是一个职业秘书。段总也经常对我讲,你要好好地向梁小姐学习,特别是她主动的工作精神。他还向我举过不少例子。比如领导在香港,如果因为临时有急事不能准时赴约,梁小姐总是提前向对方打招呼,告诉对方领导因故不能按时赴约,大概要晚多长时间才能抵达,并向对方表示歉意。又比如,一般来讲如果段总因工作没吃饭,梁小姐从来都不会自己先去吃饭；段总没下班,梁小姐一定等领导离开办公室后才会离开。所以,有时候做秘书会比领导更辛苦,因为秘书的基本职责就是为领导服务,如果领导在工作,随时都可能有急事找秘书,如果秘书不坚守岗位,又谈何服务呢？经过领导和梁小姐长期的言传身教,我开始认识到积极主动地去工作的重要性,并努力让自己做到。因为领导每天面对和处理的事情很多,不可能对所有的细节都面面俱到,因此平时工作中,我总是尽量要求自己,领导想到的自己必须想到,领导没想到的自己也一定要积极主动地想到,这样才能真正达到辅佐领导的作用。
当然,仅仅靠责任感是不够的,面对飞速发展的信息社会,对秘书素质的要求也越来越高,秘书不仅需要在工作中学习,还要不断地用工作以外的时间充电。听梁小姐讲,在香港,秘书分为两类：公司秘书（Ｃｏｍｐａｎｙ
Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ）和行政秘书（Ｅｘｅｃｕｔｉｖｅ
Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ）,前者需英国ＩＣＳＡ考试才能领牌,大多数律师都会顺便投考,故是一门专业,上市公司必须设立这个职位；后者无需考牌,学历水平各异,从高中至学士、硕士都有,但真正做到行政秘书,必须要从普通秘书做起,累计工作经验和一定学历,公司才提升为“Ｅｘｅｃｕｔｉｖｅ
Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ”。梁小姐认为对秘书来讲最重要的是一方面从工作中积累经验,另一方面是通过进修提升商业知识；当拥有部下时,更要懂得如何放权,从而将自己的工作层次提升。因此,梁小姐尽管已经是两个孩子的妈妈,却仍然不停地在上课,参加各种考试。我曾经问过她,你怎么总是在读书。她回答说：一方面提高自己的业务水平,另一方面也是为孩子树立一个不断进取的榜样。在梁小姐的影响下,我也经常利用周末时间参加各种有关秘书的培训课程,全面地学习和掌握现代秘书应掌握的各种技能,大大提高了自己的工作效率、办事能力和工作水平。
我时常庆幸自己在工作中遇到了不少令我非常敬佩的领导,更庆幸自己能经常与值得自己学习的同行打交道。在向梁小姐学习中我们之间不仅仅成为密不可分的工作伙伴,而且成了配合默契的知心朋友。
作者为某著名企业董事长秘书
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