全方位提昇生產力的時間管理

 
「透過事件掌握，獲得內心平和」

很多時候，我們將自己陷在忙碌、緊張、煩躁的情境中，而不自覺。等到有一天，突然問自己究竟「為何而戰?」「為何而辛苦」時?竟發現找不到答案而感受到內在的空虛及不安全感，甚至於由內心深處升起一股恐慌?頓時發現自己不知為何而努力?!其實發現的早，還有挽救的機會；就怕忙碌一生，當爬樓梯到屋頂的盡頭，回頭一探，才頓悟自己連樓梯都放錯了方向，豈不終生遺憾。

但究竟要如何才能找到內心平和且快樂地成就自己所想得到的?這便需要方法來做到。所謂的方法，有三層面：

(一) 思維(Paradigm)
思維是指一個人對世界的觀點、認知、與看事情的角度。每個人有不同的生長背景、專業、能力，所以同一件事情，卻不一定有相同的看法與認知，但「不同」不等於「不對」，「不同的觀點、認知」將較有助於發展更好的方案或解決對策；如果觀點完全相同，則有時因「同質性」太高，欠缺點子、創新想法，而使「選擇」單一，欠缺變化，而可能無法在多元選擇下產生最佳抉擇的機會。而運用方法管理時間，也視個人「思維」的不同，而結果不同。這是什麼意思?!因為一般人喜歡停留在安逸的環境中,不需要努力即可獲得。這種「機運」，自然法則告訴我們是「少之又少」。即使偶而幸運擁有，也可能只是一時，而無法長久。

而「生產力」是否能不斷地提昇，首先要打破個人的思維亦即認知，只有個人有意圖在人生各種層面以樂觀積極的心態，不斷願意離開安逸區，尋求更好的策略及方法來提高自己的能力、創造更好的績效、獲得心靈滿足，生產力才可能經由學習與實踐，而不斷地提昇。因此提昇生產力的思維是建構在「有動力創造自己的高績效，滿足心靈需求」的基礎上。



「釐清核心價值，找到成就動機」

我們由金字塔的底部看見每個人都有所謂的「內在需求」需要被滿足。而「需求的滿足」因個人的價值觀不同而不同；但價值觀是驅動一個人成就動機的核心關鍵因素，所以每個人必須瞭解驅動自己成就動機的價值觀有那些?認知、瞭解自己的價值觀後再來建構自己的人生藍圖或者撰寫人生腳本，這樣的方式是由「滿足自己需求」開始的，所以根基最穩且是最具承諾的動力。舉例來說，要成就自己，有人覺得「終生學習與成長」是最重要的；但也可能有人認為「身份地位」是象徵個人成就的最佳表徵；也有些人認為圓融的人際關係可以呈現一個人的成就；或許也有人覺得為社會做些有意義的事情，例如「公益」更重於一切。由上面的描述，我們可以看出來價值觀是主觀的、因人而異的，但卻沒有對錯好壞之分，重要的是那些價值觀是最能驅動自己成就動機的，要找出來同時充份地掌握，它們是滿足個人需求的最重要因素。

「策劃願景與目標，掌握人生的羅盤」

在釐清自己的「核心價值」後，第二個步驟要想想自己對自己的期許是什麼?亦即自己想成為什麼樣的人?然後再系統化的規劃目標來努力。舉例來說，筆者多年前在新加坡參與「高效能人士的七種成功習慣」課程中，才釐清自己排行第一的核心價值是從事有意義的事，那當下才頓悟自己一直期許自己成為一個「良師」背後的原因，原來還是驅動我成立顧問公司以從事「人才潛能開發」為職志的動力。一旦釐清了自己的核心價值，想清楚對自己的期許後，從事「人才潛能開發或培育」工作便有了使命感，將事業當生命來經營，創造了內心最大的滿足。到這一刻，我才瞭解為何使命感能令一個人有毅力及耐心去面對所有的困難與挑戰，因為它可以帶來內心最多的快樂與滿足。

「運用長期目標，創造人生格局」

生命的價值是靠每個人自己創造的。十八歲的兒子說：「我不要庸庸碌碌過一生，一定要想辦法去經營一些特別的事情，人生本來就是有機會的，同時，也必須準備好面對風險。」這段話讓我再一次驗證「生命的價值是創造而來的」，雖然我不清楚兒子要怎麼實現自己的期許，但我可以感受他的格局。

當有了願景或期許後，不妨問一下自己估計這期許何時可以達成?假設是二十年後，那麼十年必須先達到什麼程度，二十年才能看見自己創造的格局。如果十年可以做到某種程度，那麼離現在之後的五年應該做什麼準備並發展格局到那種程度，才能進步如期完成第十年的格局。

長期目標期限的長短是十年、五年甚或三年，視個人能力而定，沒有對錯好壞的差別。當然眼光的格局越長，格局越寬廣。但若一時無法發展十年的格局，則不妨先由三年開始，再慢慢地擴展拉長到十年，這也不失為一種培養格局的方法。

目標的設定必須符合SMART原理：
．Specific 特定的目的
．Measurable 可以評量的
．Achievable 是辦得到的
．Relevant 有相關連性的
．Time Bound 具時效性的
舉例來說：我是南區業務主管，負責市場開發工作。我的具體目標可以設定如下：
2001年－ 以全省第一名業績目標達成實績，爭取進陞為全國業務主管的機會，並完成部屬接班培養工作。
2000年－ 達成全省第二名業務實績並培養部屬實際帶業務部隊的能力。
1999年－ 透過有效領導帶領部屬共同達成全省排名第三的業務實績。
以上目標的擬定便與〝SMART〞金律契合。有了具體目標之後，要開發有效的策略來如期達成目標，這「中間步驟」也就是所謂的方法。

「運用策略，化不可能為可能」

一般人在計畫時常忽略了連貫目標與日常事件間所需要的方法，也因此，常需面對計畫行不通的後果。在規劃長期目標之後，我們必須診斷我們自己的現況，診斷較簡單的方法叫強弱威機分析(Strength，Weakness，Opportunity，Threat 簡稱SWOT分析)。強弱處是指內在體質的優弱勢。威機是指外在環境所面臨的威脅與機會點。內在體質指的是自己的能力、知識、態度、特質、形象….等等的優點，弱勢則正好是強處的相反。外部的威脅與機會則是指與我們互動的工作機會、競爭者的實力、專業能力在市場供需狀況、國家經濟政策及制度對自己擅長的專業領域所帶來的影響與衝擊、環境變遷的因素比如企業主管年輕化趨勢的影響是創造機會或產生威脅….等等，都是我們在規畫自己時不可疏漏要留意的重要因素。

運用強處去充份掌握機會點、同時讓弱處不斷被強化以預防威脅的方法叫「策略」。

比如前面所提的1999年到2001年的目標，搭配下面的「強弱威機」分析：

舉例說明三年發展策略：

(一)、 以高業績達成率的成果，爭取具競爭力的績效獎勵辦法，以降低人員的流動率及強化對外的競爭力。
(二)、 透過教練角色的扮演，分享市場實戰經驗，強化人員全方位服務客戶的能力。
(三)、 主動開發公開演講機會，建立組織正面形象，擴大吸引優秀婦女人才加入組織，共同發展與成長。

策略(一)是善用人員的開創特質，一方面充分掌握全方位客戶需求服務的機會來創造優勢業績的同時，藉由業績獎勵的實質收穫，預防外部高薪資吸引力的競爭威脅。

策略(二)則是善用成功案例多、學習慾望強烈及專業能力足的優勢，一方面充分掌握市場對專業能力的需求趨勢，同時預防市場對行業不認同的威脅。

策略(三)則是針對男性同仁的人和、人員流動率弱勢、以及婦女從業人口商機所設計的策略。

「行動來自日常事件管理與實踐」

有了達成長期目標的策略亦即中間步驟後，第四個步驟便是透過事件管理來實踐及達成設定的目標。比如說策略(一)的日常事件便是「有效的客戶拜訪」，有效客戶亦即下訂單的客戶。為提昇有效客戶機率，便需花時間分析客戶的性質及類型，掌握客戶的重要資訊，再研判自己的產品與服務如何能協助客戶創造附加價值。除此之外，尚需統計出客戶拜訪的成功機率有多大?是百分之十?百分之五?或百分之二十?每張訂單平均金額有多大?假設自己經營的客戶平均每張訂單是壹萬元，而每月的業績目標是二十五萬，那麼每個月有效客戶數便是二十五個。若將風險考慮進去，較安全保險的有效客戶數應增加百分之二十，亦即三十個客戶。若拜訪客戶的成功機率是百分之二十，則每個月需拜訪150個客戶才能達成。如果您有五位業務專員協助您完成目標，如果五位的業務能力相當，則每位平均每月要拜訪30個客戶。若五位業務有年資上的不同，其中兩位較資深，則資深業務人員的責任範圍可能需重一些，也許是120%，則每個月資深業務拜訪36個到40個，那麼資淺的業務員每月要拜訪大約25個客戶即可。

「月目標透過日程規劃表來實踐，效力無邊」

當每月客戶拜訪數確認，就需用「富蘭克林日程規劃單」來有效管理每天發生的事件。比如每月拜訪25個客戶，則可依客戶路線圖來佈局，若一天可以拜訪三位，則可選擇每星期二、三、四來排出客戶拜訪時間，那麼25位只需8個工作天便拜訪完，所以後面的兩個星期可以用來跟催訂單或提供附加價值的服務，甚或協助客戶解決問題。

當然每天處理的事件不僅僅是客戶拜訪，所以可利用每天結束工作前半小時，評估或回顧一下每天自己的進步在那裡?預定完成的工作是否做完?目標是否如期達成?同時將第二天要處理的事件逐條列在「富蘭克林日程規劃單」的左邊欄位上，再依A、B、C排列優先次序:
(一) A類是重要、當天一定要處理的事件，是完成目標的重要事情，比如客戶拜訪，事關業績的達成與否，不得已絕不改期。

(二) B類是次重要的，當A類做完仍有空檔再做B類事件;比如文件的整理、打沒有時效性的問候電話…等等。
(三) C類是不重要，若時間不容許，可延後再完成的事;比如逛街購物…等等。

如果分類後發現有3個A，4個B，3個C，則可進一步依優先次序在A項下，再區分A1、A2、A3；B項下再區分B1、B2、B3……依次類推，每天使用很有限的時間將第二天要做的事件排好，第二天一早便可用「平和但卻積極的態度」去面對嶄新的一天，日日是好日的感覺不是很棒嗎?

「順應自然法則，用事件管理創造生產力」

富蘭克林日程規劃手冊這套簡單而系統化的生產力提昇工具對您最大的助益有以下幾點，千萬別輕忽：
一、 認識自然法則的存在，順勢而為，找到內在的平和、自在與舒服。
二、 釐清價值觀，瞭解及掌握自己的需求。
三、 透過期許/願景的創思，開創自己的格局，擬定具體可行的目標。
四、 策略性地用方法來達成目標，使人力、物力、財力資源可以因方法的得當而發揮借力使力的功效，達到資源效益(亦即生產力)極大化的目的。
五、 用每日事件管理強化自己主動積極的行動力，如期達成自訂的目標，滿足自己「德、智、體、群」的內在需求。