建立完美團隊
卓睿企管顧問股份有限公司
在英國劍橋大學進行人類組織行為學研究工作的貝耳賓（Dr. M. Belbin）博士和他的伙伴們, 經過多年的試驗研究證實:在一團隊中, 如果組員能依「特質」混合的越恰當, 團隊的表現就越好, 證實了「沒有人是完美的, 但一個團隊可以達到完美」這個觀察。
一、完美團隊的定義
從企業的觀點看, 怎樣才是完美團隊呢？可以定義為:
1.外向的
2.有組織的
3.高激勵性的
4.具創意的
5.勤奮的
6.客觀的
7.圓滑的
8.仔細的
9.博學多聞的
以上九種特質是不可能在一個人身上找全, 但如果管理者用心經營, 是可以在小組或團隊中組合成功的。
二、可容忍的缺點
貝耳賓博士在他的研究報告中同時指出, 任何前面所說的特質, 一定存在一個「相對」可容忍的缺點; 簡單地說, 便是每一個長處的背面一定有相對的弱點, 它是擁有這特質所必須付出的代價。當組合一個團隊時, 如果事前有這樣正確的認知, 組員才能在沒有戒心, 甚至不用企圖掩飾缺點的情況下均衡發揮所長。
針對這些可容忍的缺點, 貝耳賓博士建議主管採取「管理」這些缺點的態度來面對, 而不要只要求當事人修正個人特質來因應團隊運作的需求。
舉例而言, 一個人事協調員, 在小團隊運作中經常扮演潤滑劑的角色來增加團隊和諧, 而他的缺點是無法做下重大決策。如果管理者對這缺點沒有正確的認知而迫使人事協調員改變個人特質來符合團隊需求, 在勉強的過程中, 會使人事協調員因無法下決策而產生內在的壓力, 在壓力無法舒緩情形下, 又怎能有耐性做協調潤滑的工作呢？
這也就是貝耳賓博士強調的:一旦要求組員扮演不自然的角色時, 會產生其他不利的漏洞。這就如同勉強要求一個超級業務高手不要在外奔波接觸客戶, 而留在辦公室等業績成長一樣, 是註定要失敗的！
三、九種組員角色的優缺點
那麼, 究竟九種不同特質各自附帶什麼樣的弱點呢？它又與組員有什麼關連呢？貝博士的研究報告如表一。
組員角色
1.資源探測員
2.執行長
3.協調官
4.設計師
5.成型員
6.監督評估員
7.人事調度員
8.成果監督員
9.專家
四、理想的組合模式
接著, 我們如何將這九種不同個性功能的角色組合起來, 並發揮最高團隊成效？實際上只有在「均衡」的小組中, 組員才能做有價值的貢獻。但這並不表示「理想小組」一定得九個人, 人多的小組反而會有不好發揮的趨勢。
由實驗顯示, 理想的組合是三到五個人, 換句話說, 有部份組員必須扮演「雙重角色」。大部份的人都有一個、兩個甚至三個意識較強的組員角色傾向, 所以小一點的組合也可能包含所有特質, 只是這樣的組合只有在極細心情況下才能組合成功。
此外, 除了特質的整合, 另一個影響組合成效的重要因素是組員在團隊中的從屬關係。除了要在不同階級制度裡找到最好關係外, 還要能兼顧組員角色面的關連。譬如一個毫無彈性的執行長老闆, 與一個無法步調一致的設計師同事, 再加上一個動作緩慢身為監督評估員的部屬一起工作時, 是絕對不可能有傑出的團隊表現的。
但如果組合換成是一個善於激勵的「協調官」主管, 與一個外向的資源探測員同事, 再加圓滑的人事調度員為部屬一起工作, 解決問題時, 團隊的成效往往是超過預期的。
五、識別組員角色的科學方法
由上所述, 我們瞭解完美組合需要事前確認每個組員的特質, 才能透過不同關係及角色關連面的相互搭配來完成。為此貝耳賓博士特別開發出不同的自我剖析、觀察者及行為評鑑來協助識別個別組員角色, 這資料可用來組合一有效合作的小組在團隊中發揮最大的成效。
六、企業體實務運用的方法
這最新的科學管理理論, 在實務上可以運用於以下幾個不同的人力資源規劃上:
1.聘僱新人:一開始即將用人單位的特質列入考慮, 可以預防用人不當的風險, 並促進組織的和諧。
2.專案企劃:在遇到特殊專案時, 可依特質組合專案小組, 以最有效率的方式達成目標。
3.輪調的考慮:如經評鑑發現現行成員搭配不盡理想時, 可以在「同樣認知」的共識下, 考慮單位間或部門間輪調的可能性, 化解人員流失的危機。
「現代管理」的觀念及技巧, 一如最新的科技產品一樣, 耐用年限有日漸縮短之勢。比方:兩年前市面上仍少見筆記型電腦, 兩年後的今天, 筆記型電腦已不夠實用, 現在大家期待的掌上型電腦更符合輕巧便利的需求。
管理亦同, 當大家都忙於透過「情境領導」學習如何發揮團隊精神時, 原來最新的觀念已經引領你進入由人的特質來搶佔管理先機了。
而「建立完美小組」這最新的管理觀念, 最主要目的是協助主管透過自我評鑑來瞭解本身及部屬, 甚至同僚的特質, 在增加對「可容忍缺點」的認知下, 彼此能互相接納而將重點放在如何使強處發揮, 進而減少組織內不必要的磨擦並提升團隊運作的效率。
換句話說, 即透過認知, 彼此接納、開發強處、建立共識, 再運用共通語言, 達成團隊目標管理的最終目的。這樣重要的觀念及組合技巧, 可是任何一個管理者所必修的課程, 您可別疏漏了！